サークル参加される方へ
「Re:幻想郷フォーラム2025」で作品の展示・プレゼン発表を行うには事前にサークル参加申込みが必要です。下記の要項を熟読の上、期日までに余裕をもってお申し込みください。ご不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせください。
サークル参加資格
- 当日に東方projectに関する評論、考察、検証、まとめ、レポート、東方キャラによる解説、その他情報系の創作を1種類以上展示・発表する予定があること。
- サークル代表者が申込時に義務教育を修了していること。
- 本イベントで発表する内容にR-18に概要するものが含まれていないこと。（R-18作品をテーマにした調査発表など発表自体がR-18に当たらない発表は可能）
- 日本語でやりとりできる人がサークル内で1人以上参加すること。
- 後日送付するサークル参加案内の内容を当日までに確認し、当イベントからの各種要請に従っていただくこと。
サークル参加形式
ポスター参加
パーティションにポスターを掲示する形式です。1枚だけではなく複数枚掲示しても構いません。
パーティション前に長机を設置していくレイアウトを想定しております。発表者は机の隣に用意されたイスをお使い頂けます。
また、ご自身の作品を卓上にて頒布することも可能となっておりますが、机とパーティションが接している関係上、荷物を置くことの出来るスペースは机とイスの下のみとなりますので、予めご了解の上でお申し込み下さい。
なお、パーティションのサイズは幅90cm×高さ180cmとなっております（机の高さが70cmほどですので、実際のパーティションの面積は幅90cm×110cmほどとなります）。
ポスター委託
当日、会場に来られない方向けのポスター参加形式です。申し込み後に開催委員会からお送りした専用フォームから事前にデータ（PDF形式）を提出していただき、こちらで印刷、パーテーションに掲示します。「ポスター参加」と異なり、パーテーションのみで机は設置をせず、掲示もA0サイズポスター縦1枚のみとなります。
なお、パーティションのサイズは幅90cm×高さ180cmとなっております。
オーラル参加
プロジェクタとスクリーンによるプレゼンテーション発表する形式です。
時間は13時以降の2時間程度で、持ち時間は質疑応答・準備時間含めて15分～20分間を予定しております。必ずこの時間内に収まるようご準備をお願いいたします。1人で2コマ以上分申請することは出来ません。発表PCは幻想郷フォーラムが用意しています（Windows / Mac）。もちろんご自身のPCを持ち込んでいただいてもかまいません。会のPCを使用する場合は、ご自身の発表時間の前にデータをお持ちいただきますようお願いいたします。
オーラル参加の場合はご自身の作品を頒布することが出来ません。作品の頒布を希望される方はポスター参加との併用、または東方名華祭様へのサークル参加もあわせてご検討ください。
オーラル委託（今回より追加）
当日、会場に来られない方向けのオーラル参加形式です。申し込み後に開催委員会からお送りした専用フォームから事前に動画データ（mp4形式）を提出していただき、会場内で動画再生をします。
動画は発表のみで15〜20分で作成していただき、Softalk（ゆっくりボイス）やVOCALOIDなどの音声合成ソフトを使ってもかまいません。
オーラル参加のアーカイブ動画投稿ついて（今回より追加）
東方カンファレンス様の協力をいただき、「オーラル参加」、「オーラル委託」で発表された内容を東方カンファレンス様のYouTubeチャンネルにて動画投稿を参加者任意で予定しております。参加申込時に動画投稿の確認をさせていただきますので回答をよろしくお願いします。
※オーラル参加枠は当日発表されたスライドと発表者音声、質疑音声を録画したものを投稿をします。
※オーラル委託枠は提出していただいた動画を投稿します。
R-18作品の取り扱いについて
イベントの性質上、未成年の参加者の目に触れない形で運営することが困難であるため、本イベントではR-18に相当する内容の発表および作品頒布は禁止とさせていただきます。ただし、R-18作品をテーマにした調査発表など内容自体がR-18に当たらない発表は可能です。
上記に値しない作品でも、18歳未満の方の閲覧が好ましくないと思われる作品(いわゆるR18作品)に関しては、周囲から不特定多数が容易に閲覧できることがないように、展示方法の制限をさせていただく場合がございます。
上記制限について、皆様の表現の場を継続して維持していくために、どうぞご理解ご協力をお願いいたします。
よくある質問について
当ホームページの「FAQ」に記載しております。合わせてご確認お願いします。
募集数
- ポスター参加 / ポスター委託：20スペース
- オーラル参加：4件
- オーラル委託：5件
参加申込締切
- 最終締切：2025/05/09 23:59までに必着
- ポスター委託、オーラル委託参加向けデータ提出締切：2025/05/18 23:59まで
参加費
| ポスター参加 | 1sp | 4000円（長机半分 / パーティション1枚 / イス1脚 / 通行証2枚） |
| ポスター参加 | 2sp | 8000円（長机全面 / パーティション2枚 / イス2脚 / 通行証4枚） |
| ポスター委託 | 1sp | 4000円（パーティション1枚） |
| オーラル参加 | 1件 | 2000円（通行証1枚） |
| オーラル委託 | 1件 | 1000円 |
| サークル駐車場利用 | 1台 | 2000円（1スペースにつき普通車1台まで） |
※東方名華祭のサークル参加との同時申請も可能ですが、頒布場所が離れますのでご注意ください。名華祭のサークル参加の詳細につきましては、名華祭の公式サイトをご確認ください。
※合体申請はポスター参加のみ2サークルまで可能です。（合体申請は1sp同士のみに限り有効です）
※カタログは任意購入となります。
サークル駐車場について
- 会場からすぐ横のサークル向け駐車場をご利用いただけます。（2000円/日）
- 利用の際はサークル申込みと併せての事前申請が必要です。申請がない場合はご利用いただけません。
- 申請上限は1スペース（1件）につき普通車1台までとなります。
- 駐車数が予定数を満了した際は、先着順でのご案内となります。
- 駐車数に余裕があった際は、申込み後に追加募集を行う場合があります。
- 申込み後は、駐車場を利用しなかった場合でも返金はいたしません。
- 徒歩10分ほどで市営の金城ふ頭駐車場（1500円/日、収容台数5010台）もありますので、併せてご検討ください。
注意事項
- 申込内容に不備があると受付できません。必ず申込前に内容を確認してください。
- お申し込み時のメールアドレスには参加に必要な重要な書類や情報が送付される予定です。必ず本イベントからのメールを催事終了まで受信可能な状態で維持してください。
- 当イベントへ到着する前の郵便事故等に関しては責任を負いかねます。
- 当イベントについて開催会場への問い合わせはご遠慮ください。
- 当イベントにて作品を頒布する場合、頒布物（冊子・メディア）を確認させて頂く可能性があります。
- 応募多数となった場合は抽選となる可能性があります。
- 落選の際は手数料等引去の上でご返金いたします。
- 申込み頂いた個人情報は適切に管理し、当会が主催するイベントの運用以外の目的では一切使用いたしません。
キャンセルポリシーについて
申し訳ありませんが、お申し込み後のキャンセル（返金）は原則お受けいたしかねます。
諸事情につき配置・リスト掲載を辞退したい場合は、配置発表までに当会へご連絡をお願いいたします。配置発表後となりますと、配置の辞退も原則対応いたしかねます。
また、入金の確認は手作業となっており、非常に時間がかかります。そのため、申込締切後の諸手続きの関係上、入金が完了していなくても申込が完了している場合は当選扱いとすることがあります。
当選となりましても未入金の場合、入金が確認できるまで参加案内の発送を差し止めいたします（未入金が連続する場合は次回以降の参加をお断りする場合がありますのでご注意ください）。
なお、ポスター参加の場合は代理の貼りだしなどで対応可能な場合もございますので、ご都合が変わりました際は、まずはお早めにご相談いただけますと幸いです。