Re: 幻想郷フォーラム2025 サークル参加案内
この度はRe: 幻想郷フォーラムにサークル参加いただき、ありがとうございました。当ページはサークル参加者向けの参加案内ページとなります。当日までによくお読みいただき、記載内容を守ってご参加いただきますよう、ご協力をよろしくお願いします。
また公開後に更新される情報もございますので、定期的にご参照いただけますと幸いです。スタッフ一同、皆様のご来場を心よりお待ちしております。
なお、当日の会場は東方名華祭など複数のイベントが開催されています。幻想郷フォーラムはOKでも他イベントではNGな行為（ないしはその逆）も存在します。参加にあたっては、必ず東方名華祭様のサークル参加案内ではなく、本案内に従いご参加をお願いいたします。逆に、他3イベント（特に東方名華祭）と掛け持ちで参加される方は、必ず該当するイベントの案内もご確認ください。
サークル通行証の送付と当日の入場方法について
当イベントではサークル通行証およびサークル駐車場利用証は発送いたしません。サークル通行証表示用のURLおよび駐車場利用証は別途メールにて送付予定です。
当日は売り子も含め、サークル入場する方は1人ずつバーコード形式のサークル通行証が必要です。登録作業は不要ですが、バーコードが問題なく表示できることを事前に確認しておいてください。
▲サークル通行証の表示例
バーコードは一度使用すると再利用できません。それぞれのURLで表示されるバーコードを使ってご入場ください。再入場証をお渡ししますので、会期中、サークル参加者はカタログなしで再入場が可能です。
サークル入場時間は10：00～11：50です。余裕を持ってご来場ください。11：50を過ぎますと、一般入場列が解消するまで入場をお待ちいただく場合があります。
オーラル参加のデータについて
フォーラムが用意したPCで発表する場合
PPTX、ないしPDF形式で発表データをご用意いただき、USBメモリなどで持参をお願いいたします。（当日のトラブル防止のため、PPTXで発表する場合はPDFファイルもご用意をお願いいたします。）
サークル入場時間内に来ていただければ、データの受け取りや発表の事前準備をすることが可能です。サークル参加証受け取りの際にその旨をお声かけください。
ご自身でPCを持ち込んで発表する場合
持ち込みPCでの発表の場合は投影できる環境であれば自由です。
サークル入場時間内に来ていただければ、発表の事前準備・確認をすることが可能です。サークル参加証受け取りの際にその旨をお声かけください。
当日のトラブル防止のため、別途前頁同様の形でUSBメモリなどに予備のデータを用意することを推奨いたします。
投影情報については発表者の責任で管理と注意をお願いいたします。予期せぬ情報が投影された場合も当会は責任を負いかねます。
オーラル委託参加のデータについて
5/31（土）までにMP4形式にてデータを運営までお送りください。詳細は該当の参加区分の方へお送りしたメールもご確認ください。
設営・撤去作業は運営が行います。
当日現地に来られる方は、記念品として参加証を渡します。ご希望の方は本部までお越しください。
ポスター委託参加のデータについて
5/31（土）までにPDF形式にてデータを運営までお送りください。詳細は該当の参加区分の方へお送りしたメールもご確認ください。
PDFは原則としてPDFに設定された用紙サイズで印刷いたします。拡大・縮小などご希望の方は提出時にその旨を添えてください。
設営・撤去作業は運営が行います。
当日現地に来られる方は、記念品として参加証を渡します。ご希望の方は本部までお越しください。
イベント当日の動き
開催日時：2025年6月15日（日）12：00～16：00
開催会場：ポートメッセなごや第２展示館
タイムテーブル：
サークル入場時間 10：00 ～ 11：50
イベント開催時間 12：00 ～ 16：00
（オーラル会場発表時間 12：15 ～ 15：30）
宅配便搬出受付時間 15：00 ～ 17：00
アフターイベント 16：30 ～ 17：30
※いずれも予定であり、当日の状況により前後する場合があります
当日欠席される場合
欠席の際の連絡は特に不要としておりますが、宅配搬入発送後の場合は、メールにて搬入荷物のある旨のご連絡にご協力ください（お申込み代表者の住所宛に着払いにて返送いたします）。
交通案内
会場までの案内図情報 [PDF]
会場住所
〒455-0848 名古屋市港区金城ふ頭2 – 2
鉄道で来場する場合
JR名古屋駅より、名古屋臨海高速鉄道あおなみ線乗換→「金城ふ頭駅」にて下車し、西へ徒歩5分
自動車で来場する場合（事前にサークル用駐車場を申請している方）
伊勢湾岸自動車道「名港中央IC」出て、ポートメッセなごや第二展示館北側の入場口より
※サークル参加者用駐車場は事前申請された方のみ利用できます。予定数満了のため、追加の募集はありません
自動車で来場する場合（事前にサークル用駐車場を申請していない方）
伊勢湾岸自動車道「名港中央IC」出て、ICすぐの誘導路より金城ふ頭駐車場を利用
サークル参加証について
当日会場にてサークル参加証をお渡しいたしますので、入場後はオーラル会場脇、Re:幻想郷フォーラム本部までお越しください。
サークル参加証は名華祭サークル通行証としての効力を持ちません。参加者記念品の扱いです。開催期間中は名華祭のサークル参加証も出せるようにしてください。
会場内への持込を禁止するもの
- 法令に抵触する恐れのあるもの
- 周囲に迷惑をかけたり、不快な思いをさせる恐れのあるもの
- 混雑時に持ち歩いたり身につけていると、他人の迷惑となったり危険がおよぶ恐れのあるもの
- 材質を問わず、飛んだり転がったりするものや、防災上問題があるもの（例：ボール、燃料、発電機など）
- 動物（補助犬を除く）
- その他、スタッフが危険、もしくは他の参加者の迷惑になると判断したもの
（ポスター参加）スペースとディスプレイについて
搬出入の方法については、別紙 搬入・搬出案内 [PDF]をご参照ください。
1スペースは長机半面（幅90cm×奥行60cm）と椅子1脚です。汚損をみつけた際はスタッフにご連絡ください。
隣や通路へ荷物がはみださないようにしてください（下図赤枠内）。頒布・展示行為が行えるのは下図黄色のエリアに限ります。
参加者が通路を塞いだり、隣接する区画に干渉することが無いよう、ご対応をお願いいたします。周囲のサークルや隣接エリアへの妨げとなるような混雑が発生した場合は、スタッフより適宜混雑対応をお願いすることがございますので、ご協力をお願いいたします。
パーティションのサイズは幅約90cm×高さ約180cmとなっております。（机の高さが70cmほどですので、実際のパーティションの面積は幅90cm ×110cmほどとなります）
掲示物はパネルから隣のスペースへはみ出さない範囲で複数枚配置可能です。
掲示物をパーティションへ固定する器具は画鋲・マスキングテープのみとなります。お手数をおかけいたしますが、ご準備は参加者側でお願いいたします。
展示物は床面から200cm以下とし、転倒防止対策を行ってください。
周囲への危険となるため、机や棚を持ち込んでの頒布空間の増設は禁止します（机上に模型を置く、小型の棚を卓上で節度をもって使用するといった範囲であれば構いません）。
スペースを網などで囲む場合や模型の展示などがある場合は、隣のサークルとよくご相談の上で、必ず上図の頒布行為が行えるエリアで頒布できるように設営してください。
建物や備品を汚損しないようご注意ください（机に強粘性テープを貼る、クランプ・万力を使用する、壁にポスターを貼るなどは禁止となります）。汚損した場合、実費を弁償していただきます。
幻想郷フォーラムエリアの撮影は、人物が映らない限りOKです（作者・発表者から禁止の指示がある場合を除く）が、東方名華祭側は館内は原則撮影禁止となります。また、人が写る場合は必ず写る方へ許可を取ってください。
来場者には未成年の方も多数おられます。POPや展示物は十分なご配慮をお願いします。
企業名義で制作されている商業作品のポスター掲示は、自身に版権を有する場合であってもご遠慮ください。
会場内の電源は使用できません。
（ポスター参加）サークルでの展示・頒布を禁止するもの
- 同人作品ではない商業出版物、古物、ゲーム景品など（自身が版権を有する場合でも、同人サークルとしての頒布はご遠慮ください）
（※禁止するのは直接の展示・頒布であり、考察対象として取り扱うことには問題ございません。） - 他者の権利を著しく侵害するもの（複製品、ロゴや商標などを無断で使用したもの、差別を助長させる目的のもの等）
- R-18作品全般
（※考察・調査対象がR-18作品である全年齢の作品は頒布・発表可能です） - わいせつ図画、児童ポルノ、アダルトグッズ類
- 食品の頒布（食品製造販売業者により製造・密封され、適切な表記のある場合を除く）
- その他、法令に違反する恐れのあるもの
書籍およびCD等のメディア類を頒布する場合には、奥付情報（サークル名・発行日・連絡先メールアドレス・印刷会社など）を掲載または添付してください。
（ポスター参加）見本誌・展示物確認について
スタッフが展示物と頒布物見本誌の確認を行います（提出は必要ありません）
展示できない事項に該当する場合は、修正をお願いします。順次スペースを巡回しますので、ご協力をお願いします。
頒布物がある場合、確認対象となるのは当日初頒布となる新作（冊子、ゲーム、写真集、動画作品等）です。デジタル写真集・動画集などの作品は、開封済みの見本をご用意ください（見本がない場合は頒布物を開封します）。
音量が周囲へ干渉するほど大きい場合、参加者多数により混雑が予想される場合は、適宜調整をお願いする可能性がございます。
見本誌・展示物確認がお済みでないサークルは頒布・展示活動が一切出来ません。今後ともイベントを継続開催していくために、皆様のご協力をよろしくお願いいたします。
（ポスター参加）展示・頒布の際の注意事項
下記のような行為は、周囲の迷惑となるため禁止しております（お互いに気持ちよく参加するため、ご配慮をよろしくお願いいたします）。
- 過度に大声をあげての呼び込み
- 隣のサークルへはみ出しての頒布、話し込み
- 鐘などの鳴り物の使用
- その場でのオークション行為（入札形式を除く）
- じゃんけん大会
時間を指定しての頒布／発表／サイン会など行列が予想される場合は、必ず事前にスタッフにご相談ください。
展示・頒布などの対応は、原則としてサークル内での対応をお願いします（サークル内での対応が困難なことが起きた際はお早めにスタッフにご相談ください）。
（オーラル参加）発表の際の注意事項
ご自身の発表15分前にはオーラル部門会場までお越しください。
持ち時間は質疑応答を含め20分です。カタログなど記載のスケジュール上は30分となっていますが、各コマ最後の10分は休憩・入替時間となっています。それより前に発表を終了してください。
時間超過には十分ご注意ください。タイムスケジュールが決まっているイベントですので、時間を超過した場合はその時点で発表を終了させていただきます。
発表と質疑応答の時間配分は、発表者ご自身で決めていただいて構いません。
撤収の際の注意事項
ゴミはできるだけ各自でお持ち帰りください。不要な梱包資材・チラシ・段ボール箱（解体済み）は会場内に設置しているゴミ箱に捨ててください。
撤収される際は、イスはたたんで机の上か下に置いていただけると助かります（机に立てかけないでください）
会場内からの宅配搬出は「クロネコヤマトの宅急便」の着払いのみとなります。受付の都合上、翌日扱いとなるので到着は1日程度遅れる場合があります。
その他の注意事項
会場内は禁酒禁煙・火気厳禁です。
食べ歩き・飲み歩きはご遠慮ください（会場内での飲食は、スペース内と指定した場所に限り可能です）。
荷物の管理は各自でお願いします。紛失・事故につきまして主催者は責任を負いかねます。
怪我をしたり、体調の不良を感じた方は、無理せずお近くのスタッフまでお申し出ください。
会場内で不審なものを発見された方は、絶対に触らずお近くのスタッフにお知らせください。
その他、スタッフの指示にはご協力をお願いします。従えない場合、退場していただく場合がございます。
コスプレ・撮影登録のご案内
コスプレ・撮影ともに登録は名華祭本部で当日受付する形となります。（登録料：1000円，コスプレ・撮影登録兼用）
撮影場所は指定の広場のみとなります。
着替えは必ず更衣室をご利用ください。コスプレをした状態でのご来場や、トイレでの着替えは他の利用者の迷惑となるため禁止しております。
更衣室を利用しない帽子・マントなどを着るだけの場合は登録不要です（ただし被写体となる場合は登録が必要となります）。
イベントの趣旨と関係ない、または周囲に過度な不快感を与えるコスプレはご遠慮ください。
小さい子供のコスプレは、ご自身で更衣出来る場合に限ります。また、同性の保護者の方が責任を持って付き添ってください。
多くの人に早く更衣室をご利用いただけるよう、化粧やウイッグの調整は更衣室を出たパーティションエリア内で行ってください。
更衣室内には手荷物などを放置しないでください。クロークなどはご用意できません（荷物置き場は提供いたしますが、スタッフは管理しませんので自己責任でご利用ください）
室内を汚すような行為はしないでください。
肌の露出が多い衣装は、タイツやストッキング、スパッツなどを着用してください。
被り物など、視界が狭くなる衣装は必ず付き添いの人をつけてください。またドレスや裾の長い衣装は、引きずるような状態にならないようにしてください。
（名華祭企画）サークルPRコーナーについて
名華祭が企画しているサークルPRコーナーに参加することが可能です。
サークルPRコーナーでは、ご自身で制作・出力したものをボードに貼りだしたり、サークルが用意したペーパーを配布することが出来ます。
掲示・配布いずれも本部にて確認・登録が必要です（未確認品は撤去します）。またサイズはA4までとします。
配布可能なものは無料のペーパー（ペラ紙）に限ります。リーフレット、冊子、グッズその他は配布出来ません。またR-18に該当するイラスト、表現などはご遠慮ください。
イベント終了後は速やかに回収をお願いします。回収されなかったものについては撤収時に破棄します
▲第8回東方名華祭におけるサークルPRコーナー
会場内企画およびアフターイベントについて
当日は東方名華祭のイベント内企画も多数開催されています。
（Re:幻想郷フォーラムは、正確には東方名華祭内の一協賛企画という位置づけです）
イベント内企画として下記の開催を予定しています。
- 非想天則コーナー（トーナメント大会あり）
- 非電源ゲームコーナー（東方如何月大会あり）
- DJ クラブイベント体験コーナー＠ラウンジ東方
- VRChat 体験コーナー
- ストリートピアノコーナー
- らくがきコーナー
- アフターイベント（じゃんけん大会）
- 幻想郷のおえかき道場
会期終了後、アフターイベントを企画しております。内容は参加者から景品を募ってのじゃんけん大会となります。
当日本部にてアフターイベント用の景品を募集しております。ご提供いただける方は名華祭本部までお越しください。
※景品提供用として、無記入の色紙を本部でお配りしております。
※東方名華祭アフターの景品として登録いただけるものは、基本的に「自サークルで頒布できるもの（色紙、ポスター、自身の作品等）」としております。
お問い合わせ先
ご質問やご相談のある方は info_comm@gensokyoforum.info へメールにてご連絡ください。